Das Amt Peitz ruft die heimischen Gastronomiebetriebe auf, ihr Interesse an der Hauptversorgung der diesjährigen Doppelveranstaltung „Sounds of Hollywood“ und „Queen Classic Night“ zu erklären. Hierbei handelt es sich um kein reguläres Vergabeverfahren.
Anforderungen an die gastronomische Versorgung zu den Open-Air-Veranstaltungen auf dem Hüttenwerk Peitz
„Sounds of Hollywood“
Termin: 01. September 2023
Veranstaltungszeit: 20:30-23:30 Uhr
Einlass: 19:00 Uhr
sowie
„Queen Classic Night“
Termin: 02. September 2023
Veranstaltungszeit: 20:30-23:30 Uhr
Einlass: 19:00 Uhr
Die Versorgung der Gäste ist bereits 60 min vor Einlass im Wartebereich möglich.
Zuschauerzahl gesamt: ca. 2.100 Gäste pro Abend
Sponsorenempfang: 19:00-20:00 Uhr, ca. 40 Personen in der nahegelegenen Fischerkate
weitere Veranstaltungsinfos: www.sounds-of-hollywood.de
Hauptversorgung mit Getränken und Speisen
1. Allgemeine Regelungen/Gebot:
- Der Verkauf von Getränken und Speisen ist während der gesamten Veranstaltungsdauer zu garantieren.
- Folgende Verkaufsstellen sind zu gewährleisten:
Veranstaltungsbereich/Zuschauerbereich:
- mindestens 2 Verkaufsstände für warme und kalte Speisen mit einem der Veranstaltung angemessenen, familiengeeigneten und regionaltypischen Speisenangebot (ausgewogenes Angebot): Grillspeisen (Steaks, Grillwurst, etc.), Fischbrötchen/Fischgerichte, ein vegetarisches Gericht, Plinsen oder/und Waffeln
- mindestens 2 große Ausschankwagen
- eine Cocktail-/Bowlebar
- eine Kaffeebar
- Das Getränkeangebot sollte u. a. Fassbier, alkoholfreie Getränke, Cocktails mit und ohne Alkohol, Bowle, Wein, Sekt und Heißgetränke umfassen.
- Es ist gestattet, Mitarbeiter mit Bauchläden (Speisen und Getränke) zur Versorgung der Besucher während des Programms einzusetzen.
- Während des Programms hat das Personal auf Ruhe im Umfeld der Verkaufsstände zu achten.
Alle Stände sind dem Ambiente der Veranstaltung entsprechend anzupassen und hochwertig zu gestalten und auszuleuchten (z. B. Pagodenzelte oder ähnlich).
Der Aufbau sowie die Einrichtung der Stände müssen bis 18 Uhr am Veranstaltungstag abgeschlossen sein, um eine reibungslose ordnungsrechtliche Abnahme zu gewährleisten.
Sponsorenbereich:
- ein Sponsorenempfang mit kalten/warmen Speisen als Fingerfood (Canapés, Obstplatte, Grillspieße, Käse-/Boulettenspieße, Desserts) und Getränken (Bier in Flaschen, Sekt, Wein, AfG)
Sonstiges
- Das oben beschriebene Speisen- und Getränkesortiment ist verbindlich anzubieten.
- Weitere Warensortimente dürfen in Abstimmung mit dem Veranstalter gehandelt werden.
- Der Auftragnehmer hat sämtliche Genehmigungen gegenüber den Behörden für sein Gewerbe einzuholen, sofern er eine gesonderte Genehmigung im Sinne d. HGB zur Durchführung seines Gewerbes benötigt. (Schankgenehmigungen, Gesundheitszeugnisse etc.)
- Die Verkaufspreise sind marktüblich zu gestalten und mit dem Veranstalter abzustimmen.
- Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nach der Veranstaltung den durch die gastronomische Versorgung entstandenen Müll auf dem Veranstaltungsgelände einzusammeln und in den vom Auftraggeber bereit gestellten Container zu entsorgen.
2. Mobiliar:
Veranstaltungsbereich/Zuschauerbereich:
- min. 20 Festzeltgarnituren
- min. 10 Bistrostehtische
Die Festzeltgarnituren müssen bis 14 Uhr am Tag der Veranstaltung in Absprache mit dem Veranstalter aufgestellt sein.
3. Konzept:
Mit der Interessenbekundung soll ein Konzept über die Sicherstellung der oben aufgeführten Leistungen vorgestellt werden.
Falls Nachunternehmen eingesetzt werden, sind diese namentlich im Konzept mit Angabe der übernommenen Leistungen aufzuführen. Das Konzept ist bis zum 30. Juni 2023 einzureichen.
4. Zahlung einer Standgebühr:
- Für das Alleinversorgungsrecht für Speisen und Getränke (inkl. Markenfreiheit) wird ein Mindestgebot von 800,00 € gefordert. Über das Gebot kann verhandelt werden.
- Die komplette Ausstattung der Veranstaltung mit Mobiliar, Ständen und Zelten wird dem Veranstalter nicht in Rechnung gestellt, sondern vom Bieter gesponsert.
- Zahlungskonditionen: Der Gebotspreis der Standgebot über das Alleinversorgungsrecht ist spätestens 14 Tage nach der Veranstaltung zu zahlen. Folglich ist Zahlungsziel der 16.09.2023.
5. Leistungen, die über den Veranstalter erbracht werden:
- Bereitstellung und die Kostenübernahme für Strom, Wasseranschluss, Müllentsorgung (bei Einhaltung des Vertrages) und Wachschutz
- Einbeziehung in das Lichtkonzept
- Einbeziehung in die Vermarktung durch Veröffentlichung des Firmenlogos
6. Wertung der Auftragskriterien und Wertung der Bekundungen:
Den Auftrag erhält der Interessent mit dem ausgewogensten Verhältnis zwischen der Qualität des Versorgungskonzeptes und dem Angebot für die Standgebühr.