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 Ausschreibung der gastronomischen Versorgung der Veranstaltung „Sounds of Hollywood“

 Amt Peitz

 

Leistungsbeschreibung

 

Anforderungen an die gastronomische Versorgung zur Open-Air-Veranstaltung
„Sounds of Hollywood“ auf dem Hüttenwerk Peitz

 

Termin: 04. September 2020

Veranstaltungszeit: 19:30-23:00 Uhr 

Einlass: 19:00 Uhr 

 

Vorprogramm: 19:30-20:30 Uhr

Hauptprogramm: 20:30-23:00 Uhr

Die Versorgung der Gäste ist bereits 30 min vor Einlass im Wartebereich möglich.

Zuschauerzahl gesamt: ca. 2.100 Gäste 

Sponsorenempfang: 19:00-20:00 Uhr, ca. 40 Personen im Turbinenhaus des Eisenhüttenmuseums

weitere Veranstaltungsinfos:  www.sounds-of-hollywood.de 

 

Hauptversorgung mit Getränken und Speisen

 

1. Allgemeine Regelungen/Gebot:

 

• Der Verkauf von Getränken und Speisen ist während der gesamten Veranstaltungsdauer zu garantieren.

• Folgende Verkaufsstellen sind zu gewährleisten:

 

Veranstaltungsbereich/Zuschauerbereich:

• mindestens 2 Verkaufsstände für warme und kalte Speisen mit einem der Veranstaltung angemessenen, familiengeeigneten und regionaltypischen Speisenangebot (ausgewogenes Angebot): Grillspeisen (Steaks, Grillwurst, etc.), Fischbrötchen/Fischgerichte, ein vegetarisches Gericht, Plinsen oder/und Waffeln

• mindestens 2 große Ausschankwagen

• eine Cocktail-/Bowlebar

• eine Kaffeebar

 

• Das Getränkeangebot sollte u. a. Fassbier, alkoholfreie Getränke, Cocktails mit und ohne Alkohol, Bowle, Wein, Sekt und Heißgetränke umfassen.

• Es ist gestattet, Mitarbeiter mit Bauchläden (Speisen und Getränke) zur Versorgung der Besucher während des Programms einzusetzen.

• Während des Programms hat das Personal auf Ruhe an den Verkaufsständen zu achten.

 

Alle Stände sind dem Ambiente der Veranstaltung entsprechend anzupassen und hochwertig zu gestalten und auszuleuchten (z. B. Pagodenzelte oder ähnlich).

Der Aufbau sowie die Einrichtung der Stände müssen bis 18 Uhr am Veranstaltungstag abgeschlossen sein, um eine reibungslose ordnungsrechtliche Abnahme zu gewähren.

 

Sponsorenbereich:

• ein Sponsorenempfang mit kalten/warmen Speisen als Fingerfood (Canapés, Obstplatte, Grillspieße, Käse-/Boulettenspieße, Desserts) und Getränken (Bier in Flaschen, Sekt, Wein, AfG) 

 

Sonstiges

• Das oben beschriebene Speisen- und Getränkesortiment ist verbindlich anzubieten.

• Weitere Warensortimente dürfen in Abstimmung mit dem Veranstalter gehandelt werden.

• Der Auftragnehmer hat sämtliche Genehmigungen gegenüber den Behörden für sein Gewerbe einzuholen, sofern er eine gesonderte Genehmigung im Sinne d. HGB zur Durchführung seines Gewerbes benötigt. (Schankgenehmigungen, Gesundheitszeugnisse etc.)

• Die Verkaufspreise sind marktüblich zu gestalten und mit dem Veranstalter abzustimmen.

• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nach der Veranstaltung den durch die gastronomische Versorgung entstandene Müll auf dem Veranstaltungsgelände einzusammeln und in den vom Auftraggeber bereit gestellten Container zu entsorgen.

 

2. Mobiliar:

Veranstaltungsbereich/Zuschauerbereich:

• min. 20 Festzeltgarnituren

• min. 10 Bistrostehtische

 

Die Festzeltgarnituren müssen bis 14 Uhr am Tag der Veranstaltung in Absprache mit dem Veranstalter aufgestellt sein.

 

3. Konzept:

 

Mit dem Gebot soll ein Konzept über die Sicherstellung der oben aufgeführten Leistungen vorgestellt werden.

 

Falls Nachunternehmen eingesetzt werden, sind diese namentlich im Konzept mit Angabe der übernommenen Leistungen aufzuführen. Das Konzept ist bis zum 30. April 2020 einzureichen.

 

4. Zahlung einer Konzession:

 

• Für das Alleinversorgungsrecht für Speisen und Getränke (inkl. Markenfreiheit) wird ein Mindestgebot von 800,00 € gefordert. Über das Gebot kann verhandelt werden.

• Die komplette Ausstattung der Veranstaltung mit Mobiliar, Ständen und Zelten wird dem Veranstalter nicht in Rechnung gestellt, sondern vom Bieter gesponsert.

• Zahlungskonditionen: Der Gebotspreis der Konzession über das Alleinversorgungsrecht ist spätestens 14 Tage nach der Veranstaltung zu zahlen. Folglich ist Zahlungsziel der 18.09.2020.

 

5. Leistungen, die über den Veranstalter erbracht werden:

 

• Bereitstellung und die Kostenübernahme für Strom, Wasseranschluss, Müllentsorgung (bei Einhaltung des Vertrages) und Wachschutz

• Einbeziehung in das Lichtkonzept

• Einbeziehung in die Vermarktung durch Veröffentlichung des Firmenlogos

 

6. Wertung der Gebote/Zuschlagskriterien:

 

• Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Konzessionsgebot.

• Das wirtschaftlichste Gebot wird gemäß folgender Bewertungsmatrix ermittelt:

1. Konzessionsgebot 70 %

2. Qualität anhand von Referenzen und Konzeptdarlegung 30 %

(eingestellt: 29.01.2020)


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